Bütema Output Processing – Der Königsweg der Automatisierung
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Business
Jeder, der schon einmal ein Dokument an einen Drucker gesendet hat, kennt das Problem: man klickt auf „Drucken“ und es passiert - nichts. Taucht dieses Problem lediglich beim Druck einer E-Mail vom Desktop Computer auf, lässt es sich relativ leicht nachvollziehen und beheben. Stellt sich dieser Fehler jedoch dann ein, wenn man hunderte Etiketten auf einen Schlag drucken möchte, ist ein hoher Frustrationsgrad wahrscheinlich vorprogrammiert.
Damit genau dieses Szenario weder zum Ärgernis noch zum Zeitfresser wird, haben wir das sogenannte Output Processing (OPS) entwickelt.
OPS bedeutet jedoch weit mehr als nur ‚erfolgreich Drucken‘.
Ganz allgemein versteht man unter Output Processing das Generieren von Aufgaben oder Dokumenten, die dann automatisch an ein bestimmtes Ziel gesendet werden. Dies kann – wie im oben genannten Beispiel - ein Etikett sein, das aus einem Drucker ausgegeben, aber auch ein PDF-Dokument, das generiert und dann per E-Mail versendet wird. Ausschlaggebend ist die Automatisierung eines einmal definierten „Jobs“.
Im Folgenden stellen wir drei ganz unterschiedliche Beispiele für die Anwendung von OPS vor.
Anwendungsbeispiel 1: Etikettendruck
(Druck-) Jobs können durch die Verlagerung in die Cloud in einer Queue (Warteschlange) zwischengespeichert werden. Dies ermöglicht, dass der User nicht mehr auf die vollständige Verarbeitung eines Jobs warten muss bevor er den nächsten anstößt – in kurz: Fire and Forget. Ein Job muss ergo nicht mehr innerhalb einer vordefinierten Zeit verarbeitet und ausgeführt wird. Passiert das nicht, kann der Benutzer davon ausgehen, dass sein Auftrag fehlgeschlagen ist und er diesen wiederholen muss (die altbekannte „Druckerwarteschlange“ existiert in diesem Falle nicht – kommt das Dokument nicht innerhalb von z.B. 2 Sekunden aus dem Drucker, ist der Job fehlgeschlagen und kann einfach neu gestartet werden).
Anwendungsbeispiel 2: Omnichannellprozesse
Ein weiteres Beispiel für den Einsatz von Output Processing sind Omnichannellprozesse. Bei Services wie Click & Collect und Click & Reserve erwarten Kunden, dass sie stets über den aktuellen Stand ihrer Bestellung informiert werden (Bestellbestätigung, Zahlungsbestätigung, Zahlungseingang, Bestellung bereit zur Abholung, usw.). OPS kann alle diese automatischen Benachrichtigungen abbilden. Ein einmalig designtes E-mail Template wird mit dynamischen Daten (z.B. der Liste der bestellten Artikel) gefüllt und an den Kunden versendet. Auch individuell generierte PDF Dateien können dem E-Mail automatisch beigefügt werden (z.B. Rechnungen). Dabei ist ein Mix aus statischem Text und dynamischen HTML möglich.
Anwendungsbeispiel 3: Inventur
Inventuren sind oft mit Bergen von Papier und dem mühsamen Erstellen von Inventurlisten und -nachweisen verbunden. OPS kann digital erfasste Inventurlisten automatisch in die gesetzlich vorgegebenen Dokumente umwandeln. Je nachdem, wie der entsprechende Job programmiert wurde, wird das Dokument erstellt und zum Beispiel in einen vordefinierten Ordner abgelegt. Nach erfolgreichem Abschluss des Jobs wird automatisch eine Benachrichtigung verschickt (z.B. per E-Mail oder auch als Push-Nachricht direkt aufs Handy).