Homeoffice, Flex-Office oder nur Office? Ein Gespräch zwischen Marc O’Polo und Design Offices

Was ist besser: Arbeiten im Office, zu Hause oder in flexiblen Offices, in die man sich jederzeit einmieten kann? Und was eignet sich am besten für welche Art von Tätigkeit? Die Pandemie hat im Arbeitsleben Veränderungen losgetreten, die Jahre zuvor noch undenkbar erschienen. Aber nach all der Euphorie über die neue raum-zeitliche Flexibilität, mehren sich aktuell auch die Stimmen, die ein zurück an den Office-Schreibtisch fordern.

Welche Lösungen gibt es in der Mode-Branche und welche Trends zeichnen sich ab? Wir haben mit Marc O’Polo und Design Offices gesprochen, Deutschlands größtem Anbieter von flexiblen Co-Working Offices. Marc O’Polo arbeitet seit mehreren Jahren erfolgreich mit flexiblen Arbeitskonzepten und mit Design Offices zusammen. Markus Staude-Skowronek, Group CFO & Chief Human Resources Officer bei Marc O'Polo, Silke Walz, Director Human Resources & Central Services bei Marc O’Polo und Dr. Joachim Gripp, CEO Design Offices, berichten aus eigener Erfahrung darüber wie „New Work“ funktioniert und welche Modelle am erfolgreichsten sind.

Herr Gripp, mit über 50 Offices in Deutschland sehen Sie ganz gut, wie sich die Bedürfnisse der Unternehmen verändert haben. Welche Beobachtungen machen Sie aktuell?

Joachim Gripp: Mit Corona hat sich die Arbeitslandschaft grundlegend verändert, weil dieser externe Schock die technischen Möglichkeiten der Zusammenarbeit auf Distanz auf einen Schlag voll zur Geltung gebracht hat. Es hat sich gezeigt, dass Wissensarbeit im Homeoffice oder remote für viele Aufgaben sehr gut funktioniert. Nunmehr gehört Homeoffice zum Standard und lässt sich kaum sinnvoll wieder zurückdrehen. Der Schlüssel für Unternehmen und Mitarbeitende liegt in der richtigen Kombination aus Büro und remote. Das optimale Verhältnis hängt von den Aufgabenprofilen, von der Unternehmenskultur und dem Innovationsgrad der Unternehmen ab.

Wir sehen zwei klare Trends: Erstens: Kaum jemand besetzt die beiden Pole „voll im Büro“ oder „remote-only“ ausschließlich, also niemand setzt nur auf ein Modell, sondern wendet in der Regel eine Mischform an. Zweitens: Je innovativer, kreativer und schneller Unternehmen bei uns arbeiten, desto höher ist der Anteil von Präsenzarbeit im Büro, und desto mehr arbeiten Teams in Präsenz zusammen – entweder im Office oder im flexiblen Office – aber nicht im Homeoffice.

Homeoffice wird ambivalent bewertet: Die einen schätzen das konzentrierte Arbeiten, die anderen hätten ihre Teams gerne wieder zurück im Büro, weil Kreativität und Produktivität leiden. Wie steht Marc O‘Polo zum Homeoffice?

Markus Staude-Skowronek: Unsere Erfahrung zeigt auch, dass die Mischform zwischen Mobile Office und Arbeiten im Büro das Erfolgsrezept ist. Es fördert die Motivation, sorgt für eine bessere Work-Life-Balance und steigert die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen. Kreativität und Produktivität werden gesteigert. Ich bin überzeugt, dass wir Menschen als soziale Wesen aber eben auch den persönlichen Kontakt brauchen, um Beziehungen aufzubauen. Emotionen, persönliche Reaktionen und auch das Gespräch beim gemeinsamen Event, am Kaffeeautomat oder in der Kantine haben ihren Wert.

Wie hat sich bei Marc O‘Polo die Arbeitswelt in den letzten Jahren verändert? Wie viele Office Standorte von Marc O’Polo gibt es?

Markus Staude-Skowronek: Im Vergleich zu früher sind wir deutlich flexibler in unserer Arbeitswelt und bieten modernste Arbeitsplatz- und Arbeitszeitkonzepte an, die sich nicht nur auf Zeit, sondern auch den Ort ausrichten. Wir berücksichtigen alle drei wichtigen Komponenten einer modernen Arbeitswelt: Wann, Wo und Wie. Wir haben attraktive Arbeitsplätze in unserer Unternehmenszentrale in Stephanskirchen, ergänzt um drei auswärtige Showrooms in München, Düsseldorf und Hamburg und zudem Mobile Office. Diese Mischung macht uns zum attraktiven Arbeitgeber und bietet den Mitarbeitenden ein hohes Maß an Flexibilität.

Wie ist die aktuelle Situation bei Marc O‘Polo: Welche Vorgaben gibt es diesbezüglich für Ihre Mitarbeitenden?

Silke Walz: Freedom to Flexwork. Darunter verstehen wir flexibles Arbeiten, ein hybrides Modell aus Mobile Office und Arbeit vor Ort. Konkret: monatlich 50 Prozent Präsenz am Campus, um Meetings und Veranstaltungen persönlich zu erleben und das Miteinander nicht zu vernachlässigen. Die verbleibenden 50 Prozent können an einem Arbeitsort der Wahl verbracht werden.

Unser Konzept Freedom-to-Flexwork haben wir über die Jahre sukzessiv weiterentwickelt. Seit August 2022 umfasst dies auch Workation –also das Arbeiten im Ausland von bis zu vier Wochen innerhalb der EU.

Was bedeutet das für Sie? Mit welchen Herausforderungen sind Sie durch diese Veränderungen konfrontiert?

Markus Staude-Skowronek: Ein hohes Maß an Flexibilität muss natürlich koordiniert und organisiert werden. Hier braucht es Regeln und Prozesse, sodass wir weiterhin sehr ziel- und teamorientiert arbeiten können. Nicht unerheblich ist natürlich die technische Infrastruktur und Ausstattung, um überhaupt mobil arbeiten zu können. Hier haben wir in den letzten Jahren viel investiert.

Welche Erfahrungen haben Sie bei Design Offices dazu gemacht? Wann nutzen Unternehmen Homeoffice, und wann genau nicht?

Joachim Gripp: Das Homeoffice hat ganz klar seine Berechtigung – und auch seine Grenzen. Es ist gut geeignet für die konzentrierte Arbeit an klar definierten Aufgaben. Sie funktioniert, nach allem was wir von unseren Kunden sehen und hören, nicht, wenn Kreativität, Innovation und mutige Gedanken gebraucht werden.

Risiken gehen Organisationen nicht auf Zoom ein, denn Innovationen entstehen vornehmlich im direkten Austausch im selben Raum. Das liegt vor allem daran, dass anders kaum das erforderliche Vertrauens-Level zu erreichen ist, das Voraussetzung für Kreativität ist. Denn alles Neue geht ja mit der Gefahr des Scheiterns einher. In Videokonferenzen spielen die Teilnehmer aber überwiegend auf „Nummer sicher“. Das mag für routinierte Arbeitsabläufe gut und effizient funktionieren, für herausfordernde Neuerungsprozesse funktioniert es nicht. Daher beobachten wir bei unseren Kunden eine lebhafte Mischung aus Arbeitsorten und -formen mit dem Büro als klarem „kreativen Hub“ der Unternehmen.

Seit wann nutzen Sie bei Marc O’Polo flexible Offices und warum?

Silke Walz: Wir nutzen die Co-Working-Spaces und die Day Offices von Design Offices seit Anfang 2022. Gerade als mittelständisches Unternehmen sind sie für uns eine gute Möglichkeit an unterschiedlichen Standorten in Deutschland Arbeitsplätze anzubieten. Die Mitarbeitenden profitieren sehr von unserer Kooperation mit Design Offices und damit deutschlandweit von über 45 Co-Working-Locations, in denen man sich jederzeit in eines der Day Offices oder der Co-Working-Lounges einbuchen kann – selbstverständlich kostenfrei.

Nutzen Sie Flex-Offices auch in anderen Ländern?

Silke Walz: Nein, bisher nur in Deutschland.

Wie fällt die Kosten-Nutzen-Rechnung für die Buchung von zusätzlichen externen Offices aus?

Silke Walz: In jedem Fall sehr positiv. Wie bereits erwähnt, ist es für uns als mittelständisches Unternehmen die beste Möglichkeit an verschiedenen Standorten Arbeitsplätze anzubieten. Wir selbst haben unseren Campus in Stephanskirchen und die Showrooms, in denen gearbeitet werden kann, aber sonst keine weiteren Büros.

Wie wichtig ist das Arbeitsumfeld für kreative Prozesse?

Joachim Gripp: Das Büro ist vor allem ein Produktionsfaktor für Teams – nicht für Einzelkämpfer:innen. Es geht immer mehr um die Frage: Was kann ich alleine zuhause besser schaffen, wofür brauche ich die Kreativität und den Input aus einer Gruppe. Alleine im Homeoffice kann die Produktivität demnach hoch sein, aber Kreativität entsteht nur im Miteinander, und sie ist entscheidend für den Erfolg von Unternehmen.

Kreativität entsteht, wenn Menschen in Person aufeinandertreffen, Ideen sich gegenseitig befruchten, Diskussionen und auch Reibung entstehen. Dabei spielt die psychologische Sicherheit durch geteilte physische Präsenz und die viel bessere Möglichkeit, die Personen zu lesen, eine enorme Rolle. Wir haben das in einer unabhängigen Studie untersucht und da zeigte sich, dass der Wohlfühlfaktor im Office einen eindeutigen Impact auf Kreativität hat.

Welche Erfahrungen haben Sie bei Marc O'Polo gemacht? Funktioniert kreatives Arbeiten im Homeoffice oder im Flex-Office?

Markus Staude: Arbeiten im Mobile Office ermöglicht mehr Flexibilität und erhöht die Zufriedenheit. Unsere Erfahrung zeigt, dass im Mobile Office eher die klassische Schreibtischarbeit oder strategische Themen im Fokus stehen. A apropos Fokus, hierzu gehört auch ungestörtes fokussiertes Arbeiten.

Kreatives Arbeiten findet hingegen am Campus in Stephanskirchen statt. Hier haben wir erst kürzlich in unser neues House Of Product investiert. Lichtdurchflutete großzügige Räume und eine moderne Architektur sorgen für ein sehr kreatives und inspirierendes Arbeitsumfeld. Wir, und vor allem ich in meiner Rolle als CHRO, sind sehr dankbar, dass unsere Eigentümerfamilie Böck dies nicht nur unterstützt, sondern sich voll in das Projekt eingebracht hat – dies macht den Unterschied zu anderen Unternehmen.

Für welche Unternehmen sind solche flexiblen Modelle interessant, und wie werden sich Unternehmen Ihrer Meinung nach in Zukunft aufstellen?

Dr. Joachim Gripp: Flexible Büros eignen sich für alle Firmen, die auf Kreativität, Innovation und Mitarbeiterbindung angewiesen sind und nicht sicher wissen, wie und wo sie in fünf Jahren arbeiten werden. Sehr viele unserer Kunden kommen aus dem Ausland und wollen direkt loslegen, statt sich mit administrativen Problemen rund ums Office herumzuschlagen. Oder sie schicken ihre wichtigsten Projektteams zu uns, damit sie an zentralen Locations in anregender und für sie genau passender Umgebung Gas geben – und das alles ohne Rüstzeit und Investitionen in IT oder Mobiliar und ohne längere zeitliche Bindung. Voller Fokus auf die Mitarbeitenden und Aufgaben wird so gewährleistet.

Wir sehen daher den Trend, dass sich immer mehr Unternehmen auf ein Headquarter konzentrieren, das heute kleiner aber räumlich viel besser ausgestattet ist als in der Vergangenheit. Sämtliche Lösungen in der Fläche wie Vertriebsniederlassungen oder regionale Niederlassungen oder Räumlichkeiten für temporäre Bedarfe für beispielsweise strategische Projekte werden zu FlexOffice-Betreibern ausgelagert, um an Speed und Attraktivität zu gewinnen und gleichzeitig Investitionen und Arbeit zu sparen.

Damit steigen auch die Anforderungen an den Arbeitsplatz. Wie entwickelt Sie das Thema weiter?

Joachim Gripp: Wir heben das Büro auf ein einmalig hohes Hospitality-Niveau. Unsere Superkraft bei Design Offices sind die Teams, die einen Service erbringen, wie man ihn allenfalls aus der Spitzenhotellerie kennt. So sind in unseren 50 Häusern knapp 500 Mitarbeitende beschäftigt. Auf diese Weise kombinieren wir Top-Hardware in Form von funktionalen, attraktiven und anregenden Räumen und Möbeln mit erstklassiger Software im Sinne von Services und vollem Support. So entfalten Offices ihre ganze Produktivkraft und machen Teams stärker und zufriedener.

Mit diesem Ziel weiten wir gerade unser Angebot an Impulsen und Services für die Communities in unseren Häusern aus und stärken beispielsweise unser Food & Beverage-Angebot, um den Erlebniswert des Büros noch weiter zu steigern. Denn heute muss sich das Büro um die Mitarbeitenden bewerben, nicht umgekehrt. Unser Motto und Anspruch lautet: Feel good, work better!